De Fremgangsmåtehåndbok av et selskap Det er et skriftlig dokument som viser trinnvise instruksjoner om hvordan du skal fullføre en jobboppgave eller hvordan du skal håndtere en bestemt situasjon når den oppstår på arbeidsplassen. Inneholder selskapets beste praksis og beskrivelser av de viktigste forretningsprosessene.
Denne håndboken inneholder også metodene og standardene for hvordan arbeidet forventes utført. Opprettelsen av prosedyremanualen gjør det mulig for selskapet å styre mot vekst, forenkle opplæringen og gjøre det lettere å skalere.
Denne håndboken kan være et tre-ringers bindemiddel, en mappe på en delt nettverksstasjon eller en automatisk versjon publisert på nettet ved hjelp av en programvare av administrasjon av prosedyrer. Alle bør forstå hva prosedyremanualen er laget av og hvor den kan bli funnet når noen trenger den.
Å skrive en prosedyremanual krever en klar forståelse av trinnene som er involvert i en bestemt prosess. Når virksomheten vokser, vil det være behov for nye prosedyrer. Fremgangsmåtehåndboken kan også betraktes som et bibliotek med prosedyrer.
Håndboken inneholder eksempler på prosedyrer som kan brukes som mal for nye driftsprosedyrer. Alle ansatte i organisasjonen må utdannes i selskapets policyer og prosedyrer; bør alltid ha umiddelbar tilgang til en prosedyremanual.
Artikkelindeks
Med bruk av en velskrevet prosedyremanual kan et selskap mer effektivt legge til rette for opplæring av nye ansatte..
Utover opplæring gir en prosedyremanual nåværende teammedlemmer en ressurs for å lære om mindre brukte prosedyrer, slik at de blir utført med riktig formalitet, og opprettholder kvalitetskontroll..
Ansatte må forstå hva som forventes av dem. Veiledere trenger en prosedyremanual for å styre forretningsprosesser. Ved å dokumentere standardene kommuniserer du det som er viktig for vekst, kvalitet og kundetilfredshet.
Gjennom policyer og prosedyrer som påvirker et funksjonelt område, er frontlinjearbeidere bemyndiget til å ta effektive og tidsbesparende beslutninger.
En effektiv prosedyremanual gir de riktige metodene for kommunikasjon mellom avdelinger, og tillater personalet å jobbe sammen for å løse daglige forretningsproblemer uten å kreve unødvendig tilsyn.
Målet med prosedyremanualen bør være å organisere forskjellige innhold slik at de gjenspeiler både skjemaene og kommunikasjonsmidlene til selskapet, for å utføre tjenesten eller produsere produktet til lavest mulig pris og på kortest mulig tid..
Har den ekstra fordelen av å opprettholde arbeidsglede og høy ansattes motivasjon.
Før du utvikler en prosedyremanual, er det viktig å forstå forskjellen mellom policy, kjerneprosess og prosedyre..
- Policy er settet med grunnleggende prinsipper og tilhørende retningslinjer, formulert og anvendt av ledelsen i en organisasjon, for å lede og begrense sine handlinger i jakten på langsiktige mål.
- Grunnleggende prosess er sekvensen av gjensidig avhengige og koblede prosedyrer, som på hvert trinn bruker en eller flere ressurser (ansattes tid, energi, maskiner, penger) for å konvertere innganger til utganger. Disse resultatene fungerer som innspill til neste trinn til et kjent mål eller sluttresultat er nådd..
- Prosedyre er en sekvens av aktiviteter eller et fast handlingsforløp, definert av trinn (som inneholder klart definerte start- og sluttpunkter) som må utføres i samme rekkefølge for å fullføre en oppgave.
Alle de sentrale prosessene som selskapet har må vurderes. Det begynner med å definere hvilke prosesser som skal avgrenses og kartlegges i prosedyremanualen, og lage et sammendrag av alle prosedyrene du vil inkludere..
Selv om ikke alle prosesser kan være oppført, er det viktig å etablere de mest grunnleggende og viktige. For eksempel kan en restaurant definere kjerneprosessene for hvordan en bestemt rett lages, men like viktig er rengjøringsprosessen for restauranten..
Det bør lages en liste over kjerneprosesser som må dekkes, slik at hver kan integreres i prosedyremanualen etter kartlegging. Oversikten vil fungere som en veiledning for å sikre at ingen av oppgavene blir igjen når manualen begynner å bli skrevet..
Ta med en kort beskrivelse av hva som er inkludert i håndboken, som går direkte til folk som vil bruke manualen, hva leserne kan forvente når de bruker manualen, og den beste måten å bruke manualen på (dvs. "les den omslag til omslag slutt ”eller“ bruk den som referanse for å finne prosedyrer etter behov ”).
Hver prosess er definert av trinnene eller oppgavene som er nødvendige for å fullføre den. Å gå glipp av et trinn kan bety at du mister eller forsinker en bestilling eller har et defekt sluttprodukt. Å etablere et flytskjema definerer arbeidsflyten.
For å fullføre en manual, må du starte med en prosess av gangen: start med den første prosessen i oversikten. Trinnene som kreves for å fullføre prosessen er skissert, så går du tilbake og skriver ned detaljene for hvert trinn.
Forsikre deg om at hvert trinn er oversiktlig og kortfattet. Hvert trinn skal gi nok detaljer til at noen kan følge instruksjonene.
Anta for eksempel at du lager en prosedyre for salgsprosessen etter et krav på Internett. Først lages det et flytskjema over hvordan den potensielle kunden først blir kontaktet etter at de ba om informasjonen: via telefon, e-post eller tekstmelding.
Hvis potensielle kunder ikke kunne kontaktes i utgangspunktet, beregnes det hvor mange ganger salgsteamet følger opp, med spesifikke skript for hver kontakt.
Når du kontakter kunden, tildeles et annet skript, samt et sett med oppfølginger, avhengig av om kunden kjøpte produktet eller bestemte seg for å vente..
Det er viktig å ha en medarbeider eller noen du kjenner, lese den og følge instruksjonene mens de er skrevet. Denne personen kan gi verdifull tilbakemelding hvis det er trinn du ikke klarte å fullføre eller ikke forstod..
Prosedyren er feilsøkt basert på kommentarene. Det kan være nødvendig å skrive om, redigere eller legge til noe i instruksjonene.
For enhver prosess er det lettere for teammedlemmer å følge skjema eller sjekkliste. Derfor må det utvikles en detaljert mal basert på kartlagt prosess..
Hvis du trenger å samle spesifikk informasjon når kunden skriver inn, må du sørge for at malen har all nødvendig informasjon, presentert på en kortfattet måte..
Det skal ikke antas at teammedlemmene husker alt prosedyren indikerer, spesielt når en klient sitter foran dem. Sjekklistene og skjemaene bør integreres som et vedlegg til flytskjemaet og prosess trinnene.
Etter at et flytskjema er tilordnet hver prosess og alle støttende dokumentmaler er opprettet, blir de integrert i en komplett prosedyremanual. Manualen er organisert på avdelingsbasis.
For eksempel kan prosedyremanualen ha seksjonene "Salg", "Drift" og "Distribusjon". Hver seksjon er delt inn i kjerneprosessene til den avdelingen, vanligvis i den rekkefølgen hver kjerneprosess utføres i den totale leveransen av produktene..
I delen "Distribusjon" kan du ha flere hovedprosesser, for eksempel "Få bestillingen", "Pakket for levering", "Frakt" og "Sporing".
Fremgangsmåtehåndboken er organisert med en innholdsfortegnelse, og hver prosedyre er tydelig oppført med en fet titteloverskrift.
En tittelside er inkludert med navnet på håndboken, en innholdsfortegnelse, innledningen og prosedyrene i rekkefølgen av innholdsfortegnelsen.
Faner kan til og med plasseres slik at teammedlemmer enkelt kan lese gjennom håndboken for å hjelpe dem med å finne relevante prosedyrer i deres avdelinger..
Til slutt lages kopier og distribueres. Oppmuntre til kontinuerlig tilbakemelding og oppdater manualen når det er nødvendig. En håndbok skal være tilgjengelig i et bestemt område på hvert funksjonelle sted, ved å bruke retningslinjer og prosedyrer.
-Manual for tilberedning av hamburgere på en bestemt måte.
-Manual om hvordan du kan reagere på brann, jordskjelv eller naturkatastrofe.
-Håndbok om hvordan du skal håndtere klager fra kunder eller en aggressiv kunde.
-Manual for å utføre en personellvalgsprosess.
-Manual for å vite hvordan du skal jobbe i en restaurant.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.