De kontrollprinsipper av et selskap er regelverket som krever at det finnes prosedyrer og prosesser etablert i regnskapssystemer for å hjelpe ledere med å overvåke og regulere forretningsaktiviteter, og dermed sikre at selskapets eiendeler er beskyttet.
Målet med kontrollprinsippene er å sikre at regnskapssystemet fungerer som det skal, og at forretningshendelser registreres nøyaktig. Selvfølgelig kan ledere ikke føre tilsyn med alle ansatte, så det er en mulighet for at noen feil eller svindel skjer.
For å identifisere og etablere effektive kontroller, må ledelsen kontinuerlig vurdere risiko, overvåke implementeringen av kontrollen og endre kontrollene etter behov..
Å ha en så viktig forretningsfunksjon gir rimelig sikkerhet ved å redusere sannsynligheten for feil og sikre organisasjonens eiendeler. På grunn av sin betydning bør selskaper vurdere de grunnleggende prinsippene for kontroll.
Artikkelindeks
Ledelsesstil og forventninger til toppledere, spesielt deres kontrollpolitikk, bestemmer kontrollmiljøet.
I et kontrollmiljø er det ytterligere tilsyn utført av en lederkomité, som sikrer at det er administrativ integritet, etiske verdier, en veldefinert organisasjonsstruktur og kompetente og pålitelige medarbeidere, som tildeler myndighet og ansvar..
De er spesifikke retningslinjer og prosedyrer som ledelsen bruker for å nå sine mål. Disse inkluderer følgende:
Krever at forskjellige personer får tildelt ansvar for å utføre forskjellige oppgaver i relaterte aktiviteter, spesielt de som involverer autorisasjon, varetekt eller journalføring.
Ved å kreve at forskjellige personer utfører disse funksjonene, opprettes et balansert kontrollsystem..
Hjelper med å sikre at alle virksomhetsaktiviteter overholder etablerte retningslinjer og retningslinjer.
Å kreve at visse ledere godkjenner visse typer transaksjoner, legger til en ytterligere forpliktelse til regnskapsregistrene ved å demonstrere at transaksjonene er analysert og godkjent av den rette myndigheten..
Det inkluderer oppretting av fakturaer og andre dokumenter som er enkle å bruke og tilstrekkelig informative, bruk av forhåndsnummererte og påfølgende dokumenter, og rettidig utarbeidelse av dokumenter..
Standardisering gjør det enkelt å gjennomgå gamle poster ved å lete etter kilden til eventuelle avvik i systemet. Manglende standardisering kan føre til at noen gjenstander blir oversett eller mistolket i en slik gjennomgang.
De er elektroniske eller mekaniske kontroller (safer, identifikasjonskort, gjerder, kassaapparater, videokameraer, låser) eller datakontroller, relatert til tilgangsrettigheter eller etablerte prosedyrer for sikkerhetskopiering og gjenoppretting..
Teknologi kan generelt gå der folk ikke kan, og du kan være på jobben 24 timer i døgnet uten behov for ekstra lønn.
Å kontrollere tilgang til et regnskapssystem gjennom passord, låser og elektroniske tilgangslogger holder uautoriserte brukere utenfor systemet, samt gir en måte å revidere systembruk for å identifisere feilkilder.
Bedrifter må regelmessig gjennomgå kontrollsystemene sine. Dette bør gjøres av noen som ikke har gjort noe av det arbeidet som skal verifiseres.
Disse vurderingene bidrar til å sikre påliteligheten av regnskapsinformasjon og effektiviteten i driften..
Selskapet må tydelig etablere ansvar. Å tildele mennesker et bestemt ansvar sørger for at de forstår sin rolle i å holde kontrollen.
Hvis ansvar overses, vil et effektivt overvåkingssystem gjøre det klart hvem som ikke utfører en tildelt oppgave.
Alle disse kontrollene oppfyller målene med kontrollprinsippet. Etter at kontrollene er i gang, trenger ikke ledere å overvåke hver ansattes aktivitet. De kan med jevne mellomrom gjennomgå kontroller for å sikre at de fungerer som de skal, og fokusere på å drive virksomheten.
Det er en god kontroll å sikre at journalføringsfunksjonene er atskilt fra faktisk kontanthåndtering.
Av denne grunn har kassereren ansvaret for å samle inn penger fra kunder, med mulighet for å sette dem inn i banken, og regnskapsavdelingen har ansvaret for å registrere disse kontantkvitteringene og foreta bankavstemninger..
På denne måten kan en enkelt person ikke ta kundens penger og misbruke dem, og senere dekke over falske regnskap.
Hvis to personer gjør disse jobbene, er den eneste måten svindel kan fungere på hvis hver person er i medvirkning til den andre. Åpenbart er det at to medskyldige ansatte er mye mindre sannsynlige enn en enkelt ansatt å stjele..
Å kreve godkjenning for å kunne foreta store utgiftsbetalinger kan forhindre useriøse ansatte i å gjøre store falske transaksjoner med selskapets midler.
En offisiell prisliste fungerer som en godkjenning for salgspersonalet om å selge til disse prisene. I tillegg kan det være en kontroll som gjør det mulig for salgssjef å godkjenne rimelige endringer i prislisten..
Obligatorisk ansattes omsetning eller ferieperiode er implementert for å oppdage falske ordninger der det kreves å ha et vanlig system for å opprettholde det.
Hvis regnskapsføreren skifter ansvar annenhver måned, vil ikke en person være i stand til å kjøre et useriøst system konsekvent.
Fysiske revisjoner inkluderer manuell telling av kontanter og andre fysiske eiendeler som er registrert i regnskapssystemet, for eksempel varelager..
Fysisk telling kan avsløre skjulte avvik i kontosaldoer ved helt å omgå elektroniske poster. Tellingen av kontanter på salgsstedene kan gjøres daglig eller til og med flere ganger om dagen.
Større prosjekter, som fysisk varebeholdning, må gjøres sjeldnere, kanskje årlig eller kvartalsvis.
De garanterer at saldoen i regnskapssystemet sammenfaller med saldoen på kontoene til andre enheter, som banker, leverandører og kunder..
Forskjellene som er funnet mellom disse typene komplementære kontoer, kan avdekke avvik i egne kontoer, eller at feilene stammer fra de andre enhetene.
De er sannsynligvis de vanligste interne kontrollene fordi de ikke bare beskytter selskapet, men øker effektiviteten.
Automatiserte tidsklokker er et godt eksempel. Ansatte blir sjekket av disse klokkene når de ankommer og sjekkes deretter på slutten av skiftet.
Automatisert klokke eliminerer muligheten for at ansatte svindler med arbeidstiden.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.