En prosjektaktivitetsplan er et dokument, vanligvis laget i form av en tabell eller graf, der alle oppgavene som må utføres for å gjennomføre et bestemt prosjekt i en fastsatt tid, enkelt kan visualiseres.
I tillegg er det ikke bare mulig å se hvilke oppgaver som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet, men også i hvor lenge disse oppgavene skal utføres, og når de skal begynne å bli utført, siden det for noen prosjekter kan være nødvendig å fullfør en oppgave for å starte en annen.
I tillegg kan nevnte tidsplan også omfatte informasjon om ressursene som er nødvendige for å utføre hver oppgave, og om personen eller sektoren som har ansvaret for å utføre dem, blant annet informasjon..
Det er ingen enkel måte å lage en tidsplan for aktiviteter på, selv om en av de typene grafene som brukes mest når du lager dem, er Gantt-diagrammet..
Her er noen av de viktigste funksjonene som prosjektaktivitetsplaner brukes til:
Det å ha en detaljert tidsplan for aktiviteter gjør det mulig å gjennomføre en bedre tilsyn med oppgavene som må utføres for å fullføre et bestemt prosjekt. På denne måten er det mulig å rette opp, eller til og med unngå, forsinkelser eller tapte oppgaver.
I et programvareprosjekt kan for eksempel den som har ansvaret for å kontrollere tidsplanaktivitetene se om oppgavene fullføres i den fastsatte tiden, eller om det er oppgaver som har forsinkelser.
Ved å bruke en aktivitetsplan der det er angitt hvor mye materiale som er nødvendig for å utføre hver oppgave, er det mulig å enkelt bestemme hvor mye materiale og når det vil være behov for det..
I et aktivitetsplan for et byggeprosjekt kan du for eksempel enkelt se hvilken dato en viss mengde betong vil være nødvendig. På denne måten, hvis du ikke har den nødvendige mengden betong på lager, kan du kjøpe materialet på forhånd slik at det er tilgjengelig når du trenger det..
Takket være bruken av en aktivitetsplan, er det mulig å oppdage i hvilken del av prosessen det er flere trafikkork, å kunne løse disse problemene i tide slik at det ikke blir forsinkelser.
For eksempel i en fabrikk, hvis det blir oppdaget at det er en mulig forsinkelse i produksjonen av en viktig del, kan flere arbeidere plasseres i den sektoren for å hjelpe til med å fullføre oppgaven raskere..
For å gjennomføre en tidsplan for aktiviteter for et prosjekt, må følgende trinn følges:
Det første du må gjøre for å lage en aktivitetsplan er å definere alle oppgavene som er nødvendige for å fullføre prosjektet..
I tilfelle prosjektet involverer forskjellige sektorer i en fabrikk eller bedrift, anbefales det at alle ansvarlige for de forskjellige områdene av det samme bidrar med detaljert informasjon om oppgavene som skal utføres..
Deretter må forholdet mellom hver av aktivitetene som skal utføres etableres..
Dette gjøres med den hensikt å unngå mulige konflikter eller forstyrrelser, da det kan være visse oppgaver som er avhengige av andre. Av denne grunn er aktivitetene klassifisert som følger:
Disse aktivitetene er de som ikke kan startes før en annen aktivitet er fullført.
Disse aktivitetene er de som kan starte samtidig.
Disse aktivitetene er de som er avhengig av at en etterfølgende aktivitet er fullført for å starte.
Disse aktivitetene er de som slutter samtidig.
I dette trinnet må du definere hvor lang tid hver av aktivitetene tar hver for seg. Den etablerte tiden er et estimat, selv om den skal være så realistisk som mulig, siden tidsplanens pålitelighet avhenger av dette..
Ved å fastsette disse tidene vil det være mulig å sjekke om aktivitetene utføres i den fastsatte tiden, eller om det er nødvendig med noen justeringer eller korrigeringer i en prosess for å overholde kalenderen..
Når aktivitetene er definert og knyttet til deres respektive varighetstider, blir tidsplanen gjennomført. Et av de mest brukte skjemaene for utarbeidelse av aktivitetsplaner er Gantt-diagrammet, selv om det også finnes andre formater.
Når det gjelder tidene, må det tas hensyn til visse marginer i hver aktivitet, siden det er mulig at uforutsette hendelser kan oppstå.
I tillegg kan du i dette trinnet legge til ressursene (blant annet materialer og arbeidskraft) som hver aktivitet må utføres..
På grunn av det faktum at det er et stort antall variabler som kan endre de forhåndsinnstilte tidene i timeplanen, er det nødvendig å kontrollere både tid og ressurser når aktivitetene gjennomføres..
På denne måten kan det gjøres justeringer i timeplanen for å rette opp noen ulemper som kan oppstå, for eksempel flytting av ressurser eller oppretting av nye oppgaver..
Her er noen eksempler på forskjellige prosjektaktivitetsplaner:
Følgende eksempel er en tidsplan for aktiviteter for et programvareprosjekt.
Følgende eksempel er en aktivitetsplan for et forskningsprosjekt.
Følgende eksempel er det for en aktivitetsplan for en avhandling.
Følgende eksempel er en aktivitetsplan for byggeprosjektet. I dette spesielle tilfellet, en ombygging i et hus.
Følgende eksempel er en tidsplan for pedagogiske prosjektaktiviteter.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.