De funksjoner til en administrativ assistent de er oppgaver for assistanse og akkompagnement til de normale aktivitetene som utføres av et selskap. Derfor er de essensielle for en effektiv drift av det samme.
Disse aktivitetene varierer vanligvis i henhold til forretningsområdet til selskapet de jobber i. For eksempel, i spesialiserte kontorer som advokatfirmaer, har assistenter vanligvis spesifikk opplæring for å utføre visse aktiviteter.
Imidlertid er det funksjoner som er felles for alle områder som vanligvis dreier seg om distribusjon og styring av informasjon på kontoret. Dette inkluderer håndtering av dokumenter, arkiver og organisering av arrangementer..
Men disse aktivitetene kan bli mye mer omfattende. Ved noen anledninger må administrative assistenter også ta seg av behandlingen av regnskapsinformasjon og til og med garantere driften av selskapets teknologiske ressurser..
En av hovedfunksjonene til en administrativ assistent er å hjelpe kontormedlemmer med dokument- og filhåndtering.
Vanligvis er denne oppgaven knyttet til lagring, organisering og administrasjon av filer. Imidlertid kan det ved visse anledninger også være nødvendig for dem å skrive, redigere og gjennomgå dokumenter.
I noen selskaper blir de til og med bedt om å diktere brev eller notater og registrere referat fra møtene som finner sted.
I noen tilfeller, for eksempel når det gjelder et advokatfirma, kreves det spesialisert opplæring for å kunne utføre disse funksjonene: administrativ assistent vil trenge å forstå terminologien og juridiske prosedyrer..
På den annen side trenger administrative assistenter som jobber innen det medisinske feltet forskjellige ferdigheter. De må ha den nødvendige opplæringen i å håndtere pasienter og lese medisinske rapporter.
Planleggingen av kontorarrangementer er også ofte ansvaret for administrative assistenter. Størrelsen på dette ansvaret kan variere i henhold til selskapets størrelse.
Et arrangement kan bare være et møte eller en forretningslunsj, men det kan også være en større konferanse eller firmafest. I begge tilfeller må deltakeren administrere alle kriteriene knyttet til arrangementet.
Dette inkluderer å kontakte leverandører, bestille, velge menyer og innredning. Men det inkluderer også å kontakte, invitere og bekrefte deltakere, foredragsholdere og forelesere i tilfelle dette er nødvendig..
Kundeservice er vanligvis en av de vanligste oppgavene for administrative assistenter. Målgruppen avhenger alltid av størrelsen på selskapet og forretningsorienteringen..
For små bedrifter som betjener publikum direkte, kan det hende at administrativ assistent blir pålagt å hilse på kunder. Når dette skjer, er deres arbeid rettet mot å veilede og hjelpe dem under passering gjennom selskapets fasiliteter..
I større selskaper må administrativ assistent delta på besøkende av en annen art, for eksempel partnere eller store leverandører.
I dette tilfellet vil oppdraget ditt være å veilede dem i oppfyllelsen av deres agenda og møter med ledelsen eller andre områder i selskapet..
Kategorien kundeservice inkluderer telefon og virtuell tjeneste. Når det gjelder telefonassistanse, er orienteringen til klienter og partnere inkludert, samt organisering og administrasjon av agendaer..
Når det gjelder virtuell tjeneste, vil oppgavene avhenge av kanalene som tilbys av selskapet for kundeservice eller informasjonsadministrasjon..
I noen tilfeller innebærer det å administrere e-post, svare på, videresende eller arkivere meldinger etter behov.
I andre tilfeller, når de virtuelle kommunikasjonskanalene er mer forskjellige, kan andre oppgaver inkluderes, for eksempel å delta på publikum gjennom chattesystemer eller til og med svare på spørsmål gjennom selskapets sosiale nettverk..
I store selskaper er det vanlig at det er personell som er spesielt fokusert på å ivareta disse kommunikasjonskanalene. Når bedrifter er små, er denne oppgaven vanligvis i hendene på administrative assistenter.
Å administrere agenda er ofte en av de viktigste oppgavene for administrative assistenter. Dette ansvaret inkluderer å motta forespørsler om avtaler og møter via telefon, personlig eller online, og organisere dem i agendaen i henhold til de definerte kriteriene..
Det inkluderer også planlegging av møter i og utenfor selskapet, lunsjer og forretningsreiser..
I sistnevnte tilfeller er det også assistentens ansvar å reservere flyreiser, hoteller, restauranter eller møterom etter behov..
Administrative assistenter er noen ganger ansvarlige for å overvåke og registrere utgifter som oppstår i selskapet. Disse oppgavene kan være enkle, som å registrere visse utgifter på et regneark..
I noen tilfeller kreves det at assistenten har opplæring for utvikling av mer komplekse oppgaver. For eksempel kan ditt ansvar omfatte rapportering av regnskap til ledelsen..
Vanligvis avhenger dette av størrelsen på selskapet. Et stort selskap har en tendens til å ha mer spesialiserte roller; i disse administreres regnskapsinformasjonen av en person som er ansatt for det formålet.
Imidlertid er en av de grunnleggende ferdighetene for enhver administrativ assistent mestring av kontoregnskapsprogramvare, for eksempel Microsoft Excel..
Forvaltningen av teknologiske ressurser er også en del av funksjonene til administrative assistenter. I denne forstand er ditt ansvar å sikre at alle verktøyene som er nødvendige for driften av selskapet fungerer godt..
Dette inkluderer å ta sikkerhetskopier av informasjonen i datautstyr og oppdatere antivirus, blant andre oppgaver..
På den annen side inkluderer det styring av utstyr som projektorer og bærbare datamaskiner. Det innebærer også revisjon og vedlikehold av nødvendig utstyr for normal utvikling av aktivitetene som er under dets ansvar..
Dette er ikke å si at administrativ assistent må ha teknisk kunnskap. Arbeidet består spesielt i å ansette teknisk personell for å utføre vedlikehold av utstyret med jevne mellomrom for å unngå tilbakeslag..
Mottak og levering av korrespondanse og pakker vil være funksjonen til den administrative assistenten. Dette vil være oppmerksom på sporing av frakt og foreta innbetalinger om nødvendig. I sin tur må du administrere korrespondansen og levere den til de tilsvarende avdelingene.
Den administrative assistenten må ha kontrollert personopplysningene til de ansatte i selskapet eller institusjonen. Dette vil tjene slik at assistenten om nødvendig kan gi informasjonen raskt. For dette vil han ha ansvaret for å skaffe identifikasjons- eller interessedata til hver ansatt.
På møter kan det være nødvendig at tilstedeværelsen til den administrative assistenten tar oppmerksom på ovennevnte og deretter transkriberer det til skriftlig format. Det samme vil skje hvis noen samtaler blir tatt av lyd og krever transkribering..
Blant ferdighetene og evnene til en administrativ assistent kunne vi nevne:
- Kunnskap om kontorautomatisering (databaser, regneark, tekstbehandlere, skrivebordsutgivelsesprogrammer ...).
- Kommunikasjons ferdigheter.
- Å være organisert.
- Evne til å administrere tid og ressurser.
- Godt minne.
- Ferdighet med dataprogrammer.
- Skriveferdigheter.
- Syntesekapasitet.
- Kapasitet for teamarbeid.
- Godt nivå av skriving, staving og leseforståelse.
- Effektivitet og produktivitet.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.