De kontorfunksjoner dominerende Det er de administrative aktivitetene som utføres av personellet til en bedrift, organisasjon eller institusjon, og som er nødvendige for deres drift. Hvis det gjøres effektivt, vil resultatene vanligvis være mye bedre enn hvis det gjøres dårlig..
Kontorarbeid har vanligvis en vanlig mandag til fredag som begynner klokka 8 eller 9 a.m. og varer til klokka 16 eller 17, selv om dette varierer etter land eller region.
De fleste kontorjobber krever grunnleggende ferdigheter som: flytende muntlig kommunikasjon, evnen til å skrive, arkivere og litt erfaring med kontorutstyr som datamaskiner, kopimaskiner etc..
Avhengig av nivået på stillingen eller ansvarsforholdet, kreves det at personen har teknisk utdanning, universitet eller fjerde nivå.
Dette er den første og viktigste oppgaven siden den består i å definere hvordan organisasjonsmetoder og strukturer kan bidra til forretningsplanen..
Det finnes teknologiske verktøy som hjelper disse metodene til senere å bli spesifisert i oppgaver distribuert blant teammedlemmene, men bare god planlegging kan garantere at alt ender med å legge til forretningsmål..
Generell planlegging krever en klar forretningsvisjon og et visst hierarkisk nivå i selskapet, men hvert teammedlem må planlegge sitt arbeid slik at de kan oppfylle de fastsatte målene og tidsfrister..
En oppgave som daglig opptar tiden til de som jobber på et kontor, er å skrive, i ethvert medium, rapporter som støtter eller detaljerer deres funksjoner, eller som tjener til å forklare resten av kollegaene detaljene (bakgrunn, fremgang, resultater, fordeler og ulemper osv.) for et bestemt prosjekt.
Disse dokumentene fungerer også som en oversikt over aktiviteten til organisasjonen som kontoret tilhører, for fremtidige revisjoner eller gjennomganger..
De er møter mellom medlemmene i et arbeidsteam der ideer utveksles om pågående prosjekter, nye forslag presenteres, presentasjoner, rapporter eller rapporter deles..
Normalt har de som mål å tilpasse alle tilstedeværende mot oppnåelse av et felles mål, tildele roller, oppgaver og tidsfrister til hver enkelt. De tjener også til å løse problemer som kan ha oppstått i utførelsen av oppgaver.
De har vanligvis en veldig definert frekvens, varighet og dynamikk. På samme måte blir det som er diskutert i dem, registrert i minutter eller minutter for arkivering.
Noen organisasjoner holder møter daglig, andre flere dager i uken, andre annenhver uke, og andre andre månedlig. Hyppigheten av møtene avhenger av hvert selskap og dets behov.
Det handler om å koordinere agendaen til alle menneskene som må være i et møte på en slik måte at de klarer å falle sammen på et bestemt sted og tidspunkt.
Det er en skremmende oppgave, så å stole på teknologi kan være en god idé. Det er applikasjoner, for eksempel ScheduleOnce, som lar deg planlegge møter automatisk, slik at gjestene kan se tilgjengelige datoer og velge et tidspunkt som passer for dem..
Det er en oppgave som kan ta lang tid. En Adobe-rapport publisert i 2016, som er resultatet av en selvadministrert undersøkelse av mer enn tusen arbeidere, avslører at vi bruker gjennomsnittlig 20,5 timer hver uke på å sjekke vår e-post.
Klassifisering, lesing og svar på e-post er en veldig vanlig form for kommunikasjon og tillater utveksling av filer og inntrykk knyttet til et prosjekt eller organisasjonsprosess..
Selv om selskaper hele tiden søker etter mer effektive måter å administrere e-post på, finnes det også applikasjoner for dette, for eksempel Gmails smarte etiketter.
En annen måte å øke hastigheten på denne oppgaven er å innlemme standard e-postmaler eller tekster som kan sendes med minimale modifikasjoner til forskjellige mottakere og til forskjellige tider..
I denne oppgaven må det garanteres at pengene oppfyller livssyklusen i kjøp og salg av produkter og tjenester; har alle fakturaer sendt, postet, betalt og sendt. Selvfølgelig er det kontorer der de bare vie seg til dette.
Denne aktiviteten inkluderer også å holde økonomiregnskap og juridiske dokumenter oppdatert slik at det ikke er noen problemer med det juridiske rammeverket som gjelder den aktuelle organisasjonen..
Denne funksjonen sikrer at alle varer relatert til selskapets arbeid transporteres til og fra lager og kunder. Det inkluderer også kontakt med leverandører for å skaffe råvarer til produksjon av nye produkter..
Målet med denne funksjonen er å garantere at selskapet har i all besittelse alt som er nødvendig for å holde produksjonen av varen eller tjenesten som den kommersialiserer..
På et kontor er det også nødvendig å svare på telefonen, siden det er et kommunikasjonsmiddel med kunder, leverandører og blant kolleger selv..
Selv om det virker som en enkel oppgave, krever det en viss protokoll, siden det kan være stemmen som noen utenfor selskapet forbinder med sitt image. Derfor er det viktig å respektere høflighetsreglene, opprettholde en institusjonell tone, moderere stemmevolumet og ordforrådet som brukes.
En annen viktig informasjon, som noen ganger overses når du utfører denne funksjonen, er å skrive ned så mye data som mulig om personen på den andre siden av telefonen; Dette vil mate selskapets kontaktdatabase og tillate deg å følge opp saken som er diskutert under telefonsamtalen riktig..
De fleste oppgavene som utføres på et kontor, genererer noe dokument: fakturaer, notater, referater, referater, salgsrapporter osv..
På digitalt eller på papir er det en mengde informasjon som krever at noen har ansvaret for katalogisering, arkivering og beskyttelse av det i henhold til viktighetsnivået for virksomheten.
Nettopp dette siste punktet, beskyttelsen av informasjon, er et spørsmål som har blitt hodepine for mange organisasjoner, som det dukker opp flere og flere verktøy, protokoller og prosedyrer som gir sikkerhet i filen og overføring av data. Sensitive data i en organisasjon.
I noen tilfeller brukes eksterne harddisker, mens det i andre er spesielle servere for disse tilfellene eller lagringsplattformer i "skyen" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud..
En oppgave som til tross for ikke krever en veldig høy akademisk opplæring, men krever god organisering, ansvar og en følelse av haster, er distribusjon av korrespondanse på kontoret..
En skisse av et design, kredittkortet som banken sender, fakturaene fra en leverandør eller svarbrevet fra en myndighet, er noen av dokumentene som en ansatt kan vente på og som mange andre prosesser i selskapet.
Denne funksjonen består i fysisk å ivareta kunder med tvil eller klager om produktene eller tjenestene som tilbys av selskapet..
Den består av å skrive ut dokumentene som må oppbevares fysisk eller lage kopier av de som må oppbevares i duplikat eller leveres til arbeidstakerne i selskapet.
Dette er en av oppgavene til personalutvelgelsesprosessen. De kan utføres individuelt eller i grupper, det vil si å fokusere på en enkelt kandidat eller på flere.
Kontorrekvisita er avgjørende for effektiviteten. Papirrekvisita, skriverblekk, emballasje eller papir må alltid være tilgjengelig, så det må være noen som har ansvaret for ledelsen.
Administrative prosedyrer er avgjørende for at et selskap skal opprettholde stabilitet og være i stand til å oppnå forretningssuksess. Å være klar over juridiske spørsmål, papirarbeid og andre byråkratiske ordninger er noen av disse funksjonene.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.