Blant de viktigste funksjoner til en sekretær De legger vekt på å administrere agendaen, betjene publikum og håndtere konfidensiell informasjon. Det er personen som har ansvaret for å utføre administrative bistandsoppgaver på et kontor.
Denne stillingen kan utøves av en mann eller en kvinne, selv om den vanligste er at det er en kvinne som utøver den. De har vanligvis ansvaret for konfidensielle forhold til personer med et visst hierarki i selskapet, som blant annet direktører, ledere, presidenter. Dette gjør dem til høyre for den utøvende som de jobber for..
Hvis selskapet er lite, er den største arbeidsmengden til sekretæren knyttet til grunnleggende kontoroppgaver.
Noen land i verden tilegner ham en spesiell dag i løpet av året for å takke og feire arbeidet hans. For eksempel er sekretærens dag i Colombia, Peru og Mexico 26. april, mens det er 30. september i Venezuela.
Jobben til en sekretær er å gi støtte og samarbeid til sjefen sin slik at hun kan fullføre sin rolle i organisasjonen, uten forsinkelser eller distraksjoner.
Selv om selskapets art påvirker typen arbeid som kreves av en sekretær, kan det sies at hennes hovedfunksjoner er:
Det er sekretærens ansvar å holde dagsorden for personen hun jobber for oppdatert. Der bør du gjenspeile alle dine arbeidsforpliktelser og noen ganger personlige.
Du må også føre oversikt over dataene til alle personene og institusjonene som arbeidsgiveren din må være relatert til.
En sekretærs agenda fungerer ofte som en operativ logg for den utøvende som hun jobber for..
Oppmerksomhet mot publikum er en av de mest grunnleggende oppgavene som sekretæren må utføre. Du må svare på samtaler og registrere årsaken til dem, samt alle data som gjør at arbeidsgiveren din effektivt kan følge opp saken..
Han er også personen som hilser besøkende på kontoret. Av denne grunn er det viktig at sekretæren opprettholder et bilde som samsvarer med bedriftens image på arbeidsplassen..
Hans rolle der er ikke bare å hilse på og gjøre ventetiden på besøkende vennlig, men også å gi de første instruksjonene og retningslinjene om organisasjonskulturen og interne prosesser i selskapet..
I tillegg til å være personen som mottar og håndterer korrespondanse fra sjefen sin, skriver en sekretær, leser, svarer på og arkiverer det meste av arbeidsgivers brev, merknader, notater og e-poster..
For dette formål bør du håndtere visse applikasjoner av programvare som lar deg forberede slike dokumenter med større smidighet og hastighet.
Spesifisiteten til disse kompetansene vil avhenge av hvilken type arbeid som kreves i området de jobber i..
Sekretæren administrerer kontaktdatabasen til sjefen hennes og arkiverer skriftlig korrespondanse, samt møtereferater og andre dokumenter av interesse på kontoret.
Det er sekretæren som normalt noterer seg sakene som er diskutert på viktige møter.
Blant funksjonene som skiller en god sekretær er å håndtere all ekstremt viktig informasjon på en tilstrekkelig og effektiv måte for driften av selskapet eller institusjonen der hun jobber..
For eksempel må du ha kontroll over de juridiske dokumentene som når som helst kan kreves av offentlige organer.
Du kan også få tilgang til informasjon fra miljøet eller fra noen av aktørene som er relatert til selskapet. Denne informasjonen må håndteres på en diskret, effektiv og rettidig måte..
Sekretæren må betjene og vedlikeholde kontorutstyr og møbler: telefoner, kopimaskiner, skrivere, projektorer, møbler, arkivskap, blant andre..
Det er han som holder kontrollen over inventaret av kontorrekvisita og utstyr. Det holder også fysiske og elektroniske filsystemer i orden slik at informasjon er lett tilgjengelig når det er nødvendig..
Sekretæren må ha et rent og organisert arbeidsområde, siden det vanligvis er en av de første tingene folk utenfor selskapet ser når de kommer inn i fasilitetene..
Normalt må en utøvende presentere sine rapporter i form av presentasjoner som oppsummerer og rangerer informasjonen. For denne oppgaven ber han vanligvis sin sekretær om hjelp.
Personen som er i sekretariatet må sørge for at informasjonen som vises der riktig gjenspeiler dataene som sjefen hans ønsker å dele.
Du må også være forsiktig med at det er en presentasjon uten stavefeil og at den er i samsvar med den grafiske identiteten til selskapet..
Det er også en sekretærs ansvar å være klar over at retningslinjene og prosedyrene som er nødvendige for å ta vare på eiendelene til selskapet eller institusjonen der hun arbeider følges..
I følge det sjefens hierarkiske nivå, kan sekretæren validere nøyaktigheten av dataene som gjenspeiler detaljene i budsjettoperasjoner.
En sekretær må ta seg av ledelseskontroll og riktig administrasjon av ressurser på kontoret.
Hvis sjefen trenger å reise mye av arbeidsårsaker, vil sekretæren ha den funksjonen å organisere alt relatert til turen. Fra anskaffelse av tog- eller flybilletter, reservasjon av overnatting eller ansettelse av sjåfør eller lokal guide.
I mange tilfeller er sekretæren ansvarlig for å distribuere eller motta informasjon fra andre avdelinger før de går gjennom sjefen hennes. Med dette unngår du en overbelastning av arbeidet for din overordnede, siden du kan syntetisere de viktigste behovene og de som krever mer presserende.
Med økningen av jobber på nettet oppstår tallet på sekretærer på nett eller virtuelle assistenter.
Disse sekretærene gjør de fleste av oppgavene beskrevet ovenfor, men eksternt. I disse tilfellene belaster sekretærene tjenestene sine per time eller etter prosjekt.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.