De prinsipper for administrativ kontroll er de generelle reglene som skal følges i prosessen med å analysere om tiltakene blir utført som planlagt, og ta nødvendige korrigerende tiltak for å bekrefte planleggingen.
Administrasjon betyr å prøve å utnytte tilgjengelige ressurser best mulig for å oppnå forretningsmålet. Derfor inkluderer administrasjonen all virksomheten i selskapet.
Administrativ kontroll er det prosedyresettet som er nødvendig for administrativ og økonomisk effektivitet. Som en integrert del av organisasjonens interne kontrollsystem, er målet å sikre full og rettidig implementering av ledelsens policyer og planer..
Noen eksempler på administrative kontroller inkluderer prosedyreendringer, opplæring av ansatte og installasjon av advarselsskilt..
De grunnleggende prinsippene for administrativ kontroll kan grupperes i elleve kategorier, som gjenspeiler dens formål og natur, struktur og prosess. Disse prinsippene for administrativ kontroll er beskrevet nedenfor.
Det grunnleggende målet med administrativ kontroll er å nå målene. Dette gjøres ved å oppdage feil i planene.
Potensielle eller faktiske avvik fra planene må oppdages tilstrekkelig til å muliggjøre effektive korrigerende tiltak.
Et administrativt kontrollsystem må oppdage og markere årsakene til avvik fra planene med minst mulig kostnader.
Prinsippet om effektivitet er spesielt viktig i kontrollen, fordi teknikkene pleier å være dyre og tungvint..
En leder kan være så opptatt av kontroll at han kan bruke mer enn nødvendig for å oppdage et avvik. Kontroller som alvorlig forstyrrer underordnede myndigheters eller motivasjonen til de som gjennomfører planene, er ineffektive.
Hovedansvaret for å utøve kontroll hviler på lederen som har ansvaret for gjennomføring av planene. Deres ansvar kan ikke oppheves eller kanselleres uten å endre organisasjonsstrukturen..
Ansvaret for kontroll bør gis til bestemte personer på hvert trinn av operasjonen.
Dette enkle prinsippet tydeliggjør sjelden forstått rolle kontrollere og kontrollenheter..
Disse byråene fungerer som en tjeneste som gir kontrollinformasjon. Imidlertid kan de ikke utøve kontroll med mindre de får ledelsesmyndighet og ansvar for ting som kontrolleres..
Kontroll, som planlegging, må være fremtidsrettet og forebyggende. Dette prinsippet har ofte blitt neglisjert, hovedsakelig fordi kontrollen har vært mer avhengig av statistiske og regnskapsdata, snarere enn på prognoser og anslag..
Selv om prognosene ikke er nøyaktige, er de bedre enn de historiske postene. Ideelt sett bør et kontrollsystem gi øyeblikkelig tilbakemelding for å korrigere avvik fra ønsket ytelse så snart de oppstår..
Hvis dette ikke er mulig, bør kontrollen baseres på prognosene for å forutse avvik over tid. Mer oppmerksomhet bør rettes mot å forhindre mangler enn å avhjelpe dem etter at de oppstår.
For eksempel hjelper kontantprognoser å opprettholde virksomhetens solvens, forutse kontantmangel og forhindre dem.
De aller fleste kontroller som brukes i dag er basert på det faktum at mennesker gjør feil. Brukes ofte som indirekte kontroller for å oppdage feil, ofte etter det faktum.
Der det er mulig, bør det brukes direkte kontroller som tar sikte på å forhindre feil. Forbedring av kvaliteten på ledere kan minimere behovet for indirekte kontroller. Ledere av høy kvalitet gjør veldig få feil og utfører alle sine funksjoner til den beste fordelen.
Kontroll er oppgaven med å sikre at planene gjennomføres effektivt. Derfor bør kontrollteknikker gjenspeile planenes spesifikke natur og struktur..
Jo klarere og mer omfattende organisasjonens planer er og jo mer kontroller er utformet for å gjenspeile disse planene, jo mer effektiv vil kontrollene være for å møte behovene..
For eksempel bør kostnadskontroll baseres på planlagte kostnader av en definert og spesifikk type.
Tilbakemeldingsdata skal først rapporteres nederst i pyramiden; det vil si til veiledere og til og med til operativt personell som er på de laveste nivåene.
Dette vil gi ansatte muligheten til å kontrollere sine egne situasjoner, samt øke korrigerende handlinger..
Et administrativt kontrollsystem samsvarer med området for myndighet og bør gjenspeile organisasjonens struktur..
Når det administrative kontrollsystemet er tilpasset organisasjonens struktur, bestemmer det ansvaret for handlingen og letter korrigering av avviket fra planene.
På samme måte må informasjonen for evaluering av ytelse mot planer skreddersys til stillingen til lederen som skal bruke den. Med andre ord, alle tall og rapporter som brukes til kontrollformål, må være i forhold til organisasjonen..
Kontrollene blir effektive når de er i samsvar med stillingen, driftsansvaret, kompetansen og behovene til den enkelte..
Omfanget og detaljert informasjon som kreves varierer etter ledelse og rolle.
Tilsvarende foretrekker forskjellige ledere forskjellige former og enheter for informasjonsrapportering. Derfor må kontrollene oppfylle de individuelle kravene til hver leder..
Alle operasjoner har visse sårbare eller kritiske punkter. Det er disse som gir mest problemer og fører til store avvik.
En leder, mens han utøver kontroll, bør fokusere på faktorene som er kritiske for å evaluere ytelse.
Det ville være unødvendig og uøkonomisk for en leder å verifisere alle detaljene i ytelsen. Derfor må du fokusere oppmerksomheten din på kritiske ytelsespunkter.
Kontroll viser seg å være bortkastet tid hvis det ikke iverksettes korrigerende tiltak. Korrigerende tiltak kan omfatte revurderingsplaner, omorganisering, erstatning eller opplæring av en underordnet, motivasjon av personalet, etc..
Kontroll er bare berettiget når angitte avvik fra planer blir korrigert gjennom riktig planlegging, organisering, bemanning og veiledning..
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.