De prosess omlegging er en forretningsstyringsstrategi som fokuserer på analysen av arbeidsflyter og forretningsprosesser i en organisasjon, for å oppnå vesentlige forbedringer i ytelse, produktivitet og kvalitet.
Det er praksis å revurdere og redesigne måten arbeidet gjøres på, for bedre å støtte en organisasjons oppgave og redusere kostnadene. Forretningsprosess refererer til settet med sammenkoblede oppgaver eller aktiviteter som utføres for å oppnå et spesifikt resultat.
Det begynner med en vurdering på høyt nivå av organisasjonens oppdrag, strategiske mål og kundebehov. Det blir stilt grunnleggende spørsmål, for eksempel Må oppdraget omdefineres? Er de strategiske målene tilpasset oppdraget? Hvem er kundene?
Et selskap kan oppleve at det opererer under tvilsomme forutsetninger, spesielt når det gjelder kundenes behov og ønsker. Først etter at organisasjonen har revurdert hva den skal gjøre, bestemmer den hvordan den skal gjøre det bedre.
Artikkelindeks
Innenfor rammen av den grunnleggende vurderingen av oppdrag og mål, fokuserer reengineering på organisasjonens prosesser, trinn og prosedyrer som styrer hvordan ressurser brukes til å skape produkter og tjenester som oppfyller kundenes behov eller bestemte markeder..
Reengineering identifiserer, analyserer og redesigner en organisasjons kjernevirksomhetsprosesser med målet om å oppnå dramatiske forbedringer i kritiske ytelsestiltak som pris, kvalitet, service og hastighet..
Informasjonsteknologi blir sett på som fungerer som en mulighet for å skape nye former for organisering og samarbeid, i stedet for å støtte eksisterende forretningsfunksjoner.
Prosessutvikling kommer fra forskjellige disipliner, og fire hovedområder kan identifiseres, som er underlagt endring: organisering, teknologi, strategi og mennesker. En prosessvisning brukes som et felles rammeverk for å vurdere disse områdene.
Det er tre forskjellige typer prosessutvikling som enhver bedrift kan starte:
Denne typen omprosjektering kan føre et selskap til ekstraordinære reduksjoner i kostnadene for prosesser som ikke er grunnleggende, enten radikalt endre disse prosessene, eller til og med eliminere dem helt..
Det går langt utover det som kan oppnås med den vanlige innsatsen for å redusere kostnadene.
Med anstrengelser for denne typen nyutvikling søker den å fordype seg i hovedprosessene som produseres i virksomheten.
Dette er ment å bli den beste i sin klasse, på verdensklasse nivå, samtidig som det oppnås konkurransedyktig ekvivalens med selskapene som tidligere satte regler og etablerte industristandarder..
Denne typen omprosjektering søker å finne og utføre radikale innovasjonspunkter, endre eksisterende regler og etablere en ny definisjon av de beste i klassen for alle selskaper som prøver å bli en..
Modellen fokuserer på elementet i forandring av mennesker, spesielt hvordan man kan sikre at de involverte ansatte støtter og tror på endringen.
Etter å ha gjort dette, beveger modellen seg for å se på forretningsdimensjonen, med fokus på å identifisere behovet for endring, målene som må oppfylles, hvordan disse målene vil bli oppfylt, og tidsskalaen den vil bli fullført..
Både forretningsmessige og personlige dimensjoner må ivaretas flittig for å implementere en vellykket endringsstrategi. Det er fem viktige trinn for å sikre ansattes støtte.
Ansatte må være klar over nøyaktig hvilken endring som skjer og hvorfor det er nødvendig. Hvis ansatte ikke er klar over disse tingene, kan de miste motivasjon og retning innenfor strategien..
Ledelsen har en avgjørende rolle i å sikre at ansatte er fullstendig klar over hvert element i endringsprosessen.
Støtte til endringsstrategien skal komme naturlig fra ansatte. I stedet for å tvinge endringer på ansatte, vil de inkludere dem i visjonen og utviklingen av prosjektet sikre deres støtte for sluttresultatet..
Reengineering vil sannsynligvis medføre en endring i rutinen og ferdighetene til de ansatte, samt en generell endring i organisasjonen..
Av denne grunn må ansatte støttes fullt ut for å tilegne seg og utvikle disse ferdighetene..
Denne kunnskapen må utvikles, men den kan bare skje hvis enkeltpersoner har den nødvendige ferdigheten..
Endringsprosessen og belønningene for enkeltpersoner som endrer metoder, bør styrkes etter at endringen har skjedd. Dette sikrer at ansatte motstår fristelsen til å gli tilbake til gamle vaner..
Hovedstyrken til modellen er at den fokuserer på overgang, ikke endring. Forskjellen mellom disse er subtil, men viktig.
Endring er noe som skjer med mennesker, selv om de ikke er enige i det. På den annen side er overgang det som skjer i folks sinn når de går gjennom forandring..
Endring kan skje veldig raskt, mens overgang vanligvis skjer saktere.
Modellen fremhever tre overgangsfaser som mennesker gjennomgår når de opplever forandring. Disse er:
- Oppsigelse, tap og slipp.
- Nøytral sone.
- Ny begynnelse.
Bridges sier at folk går gjennom hvert trinn i sitt eget tempo. For eksempel vil de som er komfortable med endring trolig raskt gå videre til tredje trinn, mens andre vil forbli i første eller andre fase..
Omprosjektering av forretningsprosesser er ikke en enkel oppgave. Med mindre hver fase er fullført, kan endringsforsøk mislykkes.
En etterforskning må gjøres. Hvilke prosesser fungerer kanskje ikke? Er konkurransen bedre eller dårligere enn selskapet i noen henseender?
Etter at all informasjonen er tilgjengelig, må det utvikles en veldig komplett plan, med deltakelse fra lederne for de forskjellige avdelingene..
Ledelsen må spille rollen som selger. Du må formidle den store visjonen om endringen og vise hvordan den vil påvirke selv de lavest kvalifiserte medarbeiderne positivt..
Som med alle andre prosjekter, trenger prosessutvikling et team av høyt trente og motiverte mennesker som vil utføre de nødvendige trinnene. I de fleste tilfeller består teamet av:
Når det gjelder å gjøre en større endring, trenger du tilsyn av noen som kan ta beslutningene og hvem de skal kontakte direkte.
Det vil trengs noen som kjenner komplikasjonene ved prosessen. Der griper operasjonslederen inn, etter å ha jobbet med prosessene og kunne bidra med sin enorme kunnskap.
De riktige ingeniørene vil være nødvendig. Ommekaniseringsprosesser kan trenge kompetanse innen flere forskjellige felt, fra IT til produksjon..
De riktige KPI-ene må defineres. KPI varierer vanligvis avhengig av prosessen som optimaliseres.
Da må prosessene følges individuelt. Den enkleste måten å gjøre dette på er ved å kartlegge forretningsprosessene dine..
Det er mye lettere hvis du har alt skriftlig trinn for trinn. Det er her operasjonssjefen kommer godt med, da det gjør det lettere å definere og analysere prosesser..
Den mest grunnleggende måten å jobbe med prosesser på er gjennom flytskjemaer. Ta blyant og papir og skriv ned prosessene trinn for trinn.
Hvis du har mer kunnskap om teknologi, kan bruk av programvare for prosessanalyse gjøre alt mye enklere.
På dette punktet er det ikke mye å legge til. Det som nå må gjøres, er å fortsette å implementere teoriene og se hvordan KPI-ene opprettholdes.
Hvis KPI-ene viser at den nye løsningen fungerer bedre, kan du begynne å skalere løsningen sakte og sette den i verk i flere og flere forretningsprosesser..
På 1980-tallet gikk den amerikanske bilindustrien gjennom en lavkonjunktur. Ford forsøkte å redusere kostnadene og bestemte seg for å grundig analysere forretningsprosessene til noen av avdelingene sine, og prøvde å finne ineffektive prosesser.
De la merke til at mer enn 500 mennesker jobbet i regnskapsavdelingen. Til sammenligning jobbet rundt 100 personer i samme avdeling hos konkurrenten Mazda.
Til tross for at Ford var et større selskap, satte det et målbart mål som var å redusere antall ansatte i den avdelingen til bare 200 personer..
De startet et prosess-re-engineering-initiativ for å finne ut hvorfor avdelingen hadde så mange ansatte. De analyserte dagens system og fant at det fungerte slik:
- Da innkjøpsavdelingen skrev en innkjøpsordre, sendte den en kopi til avdelingen for leverandørgjeld.
- Deretter mottok materialkontrollavdelingen varene og sendte en kopi av dokumentet knyttet til leverandørgjeld..
- Samtidig sendte leverandøren en kvittering for de leverte varene til leverandørgjeld..
Kontoføreren måtte samsvare med de tre ordrene, og ved å matche dem utstedte han betalingen manuelt. Denne prosessen krevde mye arbeidskraft i avdelingen.
I stedet for å gjøre mindre endringer, utviklet Ford en helt ny prosess. Informasjonsteknologi spilte en viktig rolle i denne nye prosessen.
De utviklet en database som det ble sendt et varsel til når innkjøpsavdelingen hadde bestilt.
Da materialene ble levert, skrev en lageransatt dem inn i datamaskinen. På denne måten kan du umiddelbart sjekke om det leverte materialet var i orden, slik at det blir betalt automatisk senere.
På denne måten ble det fullstendig eliminert at leverandørgjeld ansatte søkte å matche bestillinger, og reduserte antallet administrative ansatte med 75%.
Taco Bell gjenoppbygde virksomheten, fokuserte mer på serviceaspektet og sentraliserte produksjonsområdet.
Da K-Minus-programmet ble opprettet, ble kjøtt, mais, bønner, salat, ost og tomater til restaurantene deres nå tilberedt utenfor restauranten. På restauranter ble disse tilberedte ingrediensene bare samlet når en kunde ba om det.
Noen av suksessene med denne nye arbeidsmåten var økt motivasjon for de ansatte, bedre kvalitetskontroll, færre ulykker, større besparelser og mer tid til å fokusere på kundeservice..
Prosessutvikling reduserer kostnader og syklus ganger ved å eliminere uproduktive aktiviteter og de ansatte som utfører dem.
Teamorganisering reduserer behovet for forskjellige ledelsesnivåer, akselererer informasjonsflyt, eliminerer feil og omarbeid forårsaket av flere overføringer.
Prosessutvikling forbedrer kvaliteten ved å redusere fragmentering av arbeidet og etablere et klart prosesseierskap.
Arbeidere tar ansvar for produksjonen og kan måle ytelsen basert på raske tilbakemeldinger.
Målet med prosessutvikling er å modernisere utdaterte prosesser og gir ofte tidsbesparende resultater. For eksempel kan organisasjonen oppdage at en bestemt prosess kan utføres av to ansatte i stedet for fire..
Ved å skifte fra oppgaveorientert til prosessorientert, er fokuset på kunden. Dette har fordelen at alle irrelevante prosesser raskt kommer til syne, hvoretter de lett kan fjernes eller modifiseres..
Vanligvis merkes endringene en organisasjon gjør gradvis. For å holde deg konkurransedyktig og møte kundenes behov, må du imidlertid handle hensiktsmessig.
Ved prosessutvikling implementeres radikale endringer i en relativt kort periode.
Noen arbeidere kan ikke tilpasse seg endringene, og nye ledere kan bli overveldet. Andre arbeidstakere vil bli foreldet hvis deres primære rolle blir fjernet som en del av prosessgjennomgangen.
Hvis en ansatt mandag morgen hører at deres fullstendige stillingsbeskrivelse er endret, kan dette virke bekymringsfullt..
Derfor er det veldig viktig at endringene som implementeres blir godt kommunisert til den ansatte..
Prosessutvikling krever vanligvis investeringer, spesielt i teknologi. Forældede metoder, for eksempel å utføre en oppgave manuelt, blir ansiktet erstattet av dataprogrammer.
Programmene forbedrer effektiviteten og reduserer feil, men selskapet må investere i programvare og opplæring, et dyrt alternativ for selskaper som ønsker å redusere utgiftene umiddelbart.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.