De Sjefssekretær er en jobb eller et yrke som tjener til å gi maksimal støtte til høytstående ansatte i en bedrift eller organisasjon. Det vil være den som vil organisere og vedlikeholde ledelsens tidsplan og hjelpe dem med å utføre et bredt utvalg av administrative oppgaver.
Målet er å bidra til den generelle effektiviteten i virksomheten ved å sikre at alle administrative oppgaver som er tildelt deg vil bli utført på en rettidig og effektiv måte. En sekretær er personen som gir administrativ støtte. De kan utføre oppgaver som å skrive og arkivere, svare på telefonen og overføre meldinger.
På den annen side gjør eksekutivsekretæren eller administrativ assistent også noen av disse aktivitetene, sammen med å koordinere kontoret, undersøke produkter, samhandle med leverandører, bestille produkter og lage en database..
Eksekutivsekretærer får vanligvis høyere lønn enn sekretærer fordi de utfører funksjoner på høyt nivå og akselererer produktiviteten på kontoret..
Artikkelindeks
- Bachelor of Business Administration eller relaterte felt.
- Bevist erfaring som eksekutivsekretær eller lignende administrativ rolle.
- Må være kompetent i styringen av Microsoft-Office på en integrert måte, og i programvaren "back-office", for eksempel ERP-systemer.
- Grundig kunnskap om kontoradministrasjon og grunnleggende regnskapsprosedyrer, samt det relevante tekniske ordforrådet som brukes i bransjen.
- Kjennskap til grunnleggende etterforskningsmetoder og rapporteringsteknikker.
- Utmerkede organisasjons- og tidsstyringsevner.
- Enestående kommunikasjons- og forhandlingsevner.
- Integritet og konfidensialitet.
Ledelsessekretærer må være raske fagpersoner med gode tidsstyringsevner og multitasking-evner. Det er med deres flid og kompetanse i arbeidet deres at ledere kan fokusere på sitt lederansvar uten å bekymre seg for andre oppgaver..
Mange ledere stoler sterkt på sin eksekutivsekretær for å koordinere daglige oppgaver og holde dem i rute. Det kreves mye takt og selvsikkerhet som voktere av lederens tid.
Ledelsessekretærer må være dyktige i grunnleggende ferdigheter som skriving, grammatikk, staving og tegnsetting, og ha erfaring med å bruke kontorutstyr og vanlige programvare som tekstbehandling, regneark og grafikk..
De må også ha utmerkede tidsstyringsevner og evnen til effektivt å håndtere ulike ansvarsområder..
På den annen side trenger en eksekutivsekretær også andre egenskaper, som god dømmekraft, diplomati, skjønn og evnen til å løse problemer uavhengig..
De trenger sterke kommunikasjonsevner for å samhandle med publikum, skrive rapporter og gjennomgå publikasjoner.
Du må vite hvordan du skal være fullstendig oppmerksom på hva andre sier, ta deg tid til å forstå poengene som blir gjort, stille spørsmål etter behov og ikke avbryte på upassende tider..
Full forståelse av skriftlige setninger og avsnitt i arbeidsrelaterte dokumenter.
Lær hvordan du effektivt kan håndtere din egen tid, så vel som andres tid.
Snakk tydelig med andre for å formidle informasjon effektivt.
Ha effektiv kommunikasjon skriftlig, alt etter behovet til publikum.
Bruk av logikk og resonnement for å identifisere styrker og svakheter ved løsninger, konklusjoner eller alternative tilnærminger til problemer som oppstår.
Forstå implikasjonene av ny informasjon for nåværende og fremtidig problemløsning og beslutningstaking.
Justering av handlinger i forhold til andres handlinger.
Gjennomgang og evaluering av ytelsen til seg selv, andre mennesker eller organisasjoner, for å gjøre forbedringer eller ta korrigerende tiltak.
En utøvende sekretær kan være ansvarlig for små penger og regnskap, men kan også administrere et budsjett. Du kan publisere artikler på et nettsted, selv om du også kan designe og administrere nettstedet.
Du kan legge inn data i et regneark som du har designet og brukt til rapporteringsfunksjoner.
En utøvende sekretær kan føre tilsyn med det administrative personalet. Rapporterer ofte direkte til konsernsjefen, og kan godkjenne en eller flere toppledere.
- Holde ledere på agendaen og bistå i planleggingen av avtaler, styremøter, konferanser etc..
- Delta på møter for å skrive møtereferater og referater, og kompilere, transkribere og distribuere dem.
- Gjør alle reisearrangementer for lederne: billettkjøp, hotellreservasjon, levering av dagpenger, ledelse og gjennomgang av relevant dokumentasjon, etc..
- Gjennomføre påbudte undersøkelser, samle inn data og utarbeide dokumenter eller rapporter for behandling og presentasjon av ledere, komiteer og styrer, som tildelt.
- Håndter konfidensielle dokumenter, og sørg for at de forblir trygge og sikre.
- Motta og filtrer telefonsamtaler, viderekobler dem til riktig person når det er praktisk.
- Administrere, prioritere og distribuere all innkommende eller utgående korrespondanse (e-post, brev, fakser, pakker osv.), Lese og analysere innkommende notater, presentasjoner og rapporter for å bestemme deres betydning og planlegge distribusjonen.
- Forbered svar på korrespondanse som inneholder rutinemessige henvendelser.
- Overvåke bruken av kontorrekvisita og forhandle vilkår med leverandører for å sikre mer lønnsomme bestillinger.
- Møt med enkeltpersoner, interessegrupper og andre på vegne av ledere, komiteer og styrer.
- Velkommen besøkende og avgjør om de skal få tilgang til bestemte personer.
- Oppbevar papir og elektroniske poster, slik at informasjon er organisert og lett tilgjengelig for rask henting.
- Utarbeide fakturaer, rapporter, brev, årsregnskap og andre dokumenter ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare, regneark, databaser og / eller presentasjoner, og gir også tilsvarende assistanse i regnskap.
- Utfør generelle kontoroppgaver, for eksempel vedlikehold av administrasjonssystemer og grunnleggende regnskapsarbeid.
- Koordinere og direkte kontortjenester, som poster og budsjettering, for å hjelpe ledere.
- Etablere og overvåke administrative retningslinjer og prosedyrer, både for de ansatte på kontorene, samt organisasjonen.
- Gjennomgå driftspraksis og prosedyrer for å avgjøre om forbedringer kan gjøres på områder som arbeidsflyt, rapporteringsprosedyrer eller utgifter.
- Overvåke og trene annet administrativt personale.
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.