Formen på kjøpsrekvisisjon Det er dokumentet som genereres av en brukeravdeling eller av lagerpersonell for å varsle innkjøpsavdelingen om varene som må bestilles, antall og leveringstid. Å kjøpe i et selskap begynner med å samle krav.
Etter at de er utarbeidet, bør innkjøpsavdelingen informeres. Innkjøpsrekvisisjonen er dokumentet som inneholder listen over disse kravene. For å forhindre svindel har avdelingsledere generelt ikke lov til å bestille direkte fra leverandører eller kjøpe på vegne av selskapet..
I stedet er det en annen avdeling kalt innkjøpsavdelingen som faktisk legger inn bestillinger hos eksterne leverandører. Lederne for de forskjellige avdelingene bruker innkjøpsrekvisisjonsskjemaene for å informere denne avdelingen om hvilket materiale som må kjøpes..
Innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer er nøkkeldokumenter i prosessen med å anskaffe varene som selskapet trenger for driften, og standardisere bestillingsprosessen internt og eksternt..
Artikkelindeks
Nøkkelpunktene for innkjøpsrekvisisjonen er som følger:
- Det er en forespørsel til innkjøpsavdelingen om å skaffe seg en viss liste over materialer.
- Du trenger godkjenning fra innkjøpsorganisasjonen.
- Det er et internt dokument; det vil si at den forblir innenfor organisasjonen.
Du kan opprette en innkjøpsrekvisisjon for følgende typer anskaffelser:
Å skaffe forsyninger og materialer fra leverandører, både for produksjonsprosesser som kontorrekvisita og andre eiendeler.
Å levere råvare til en leverandør, og dermed skaffe et ferdig produkt.
Innhenting av materiale som oppbevares i selskapets anlegg og leverandøren betales for det.
Å skaffe materiale fra en annen avdeling eller et område som er innenfor samme organisasjon.
Å skaffe seg tjenester fra en tredjepartsleverandør, for eksempel å utføre vedlikeholdsarbeid.
De grunnleggende komponentene som utgjør en innkjøpsrekvisisjon er:
- Nummer på rekvisisjonen, som gjør det mulig å identifisere dokumentet. Må være forhåndstrykt.
- Anmodende avdeling.
- Forespørselsdato og ønsket leveringsdato.
- Navnet på personen som utarbeider rekvisisjonen og signaturen til personen som utfører den tilsvarende autorisasjonen.
- De etterspurte varene må beskrives i detalj for å unngå unøyaktige data. Beløpet må være nøyaktig; det er veldig viktig å plassere den nødvendige enheten (kilo, liter, enheter osv.).
- Underskrift av innkjøpsavdelingsleder som godkjenner eller ikke godkjenner kjøpet.
- Hvis det allerede er bedt om tilbud fra leverandører, må de legges ved rekvisisjonen.
Innkjøpsrekvisisjonsprosessen brukes av organisasjoner til å plassere og spore bestillinger på forsyninger. Dette kan være alt fra råvarer til kontormøbler og mer.
Når en avdelingsleder vurderer at materialet er lite, fyller de ut skjemaet for innkjøpsrekvisisjon, som inkluderer feltene som er angitt ovenfor..
En innkjøpsrekvisisjon er skjemaet som en bedriftsavdeling sender til innkjøpsavdelingen, med en liste over varene den ønsker å bli bestilt fra en ekstern leverandør..
Denne prosessen lar brukerne legge inn en ordre, motta godkjennelse av veileder, og viktigst av alt, tillate tredjepartsleverandører å sende inn pristilbud..
Når innkjøpssjefen mottar innkjøpsrekvisisjonen i denne prosessen, kan han gjennomgå all informasjonen som er sendt inn av den opprinnelige brukeren. Lederen velger ganske enkelt om rekvisisjonen er godkjent eller ikke.
Hvis det ikke er godkjent, er det en boks for å angi årsaken til avgjørelsen, og den anmodende avdelingen vil bli informert om denne avgjørelsen. Imidlertid, hvis lederen godkjenner, vil neste trinn være å be om et tilbud fra leverandørene.
Innimellom vil avdelingene i et selskap trenge materialer; innkjøpsrekvisisjonen starter kjøpsprosessen. Innkjøpsavdelingen vil handle i henhold til styrken i dokumentet.
Hvis det er et problem, vil dokumentet tjene som bevis på at en avdeling bestilte forsyningene med en viss kommunikasjon.
Der det ikke er noen ordentlig kontroll, kan personalet delta i svindel, ettersom de kan be om materiale til personlig bruk..
Med en innkjøpsrekvisisjon er det tiltak for å sikre at det ikke utøves svindel. Søknaden må gå gjennom flere hender for å sikre at den er nøyaktig og nødvendig.
Når rekvisisjonsordrene er implementert, unngås mulighetene for svindel. Selskapets eiendeler er også beskyttet.
Når en organisasjon krever at alle rekvisisjoner utføres sentralt gjennom innkjøpsavdelingen, er det enkelt å administrere hele prosessen.
Kjøpere har også fordeler, ettersom de nå kan pakke kjøp og utnytte kjøpekraften til organisasjonen for å forhandle om bedre vilkår..
Rekvisisjonsnummer: 00455
Dato: 15. mai 2018
Søkerens navn: Annaliese Corvo
Stilling: opplæringsveileder
Avdeling: Personalopplæring
Årsak til forespørselen: Følgende artikler kreves brukt i kurset "Kvalitetssikring", som vil bli gitt i løpet av uken 16. til 20. juli 2018..
- 01 flip chart markørveske.
- 12 blyanter.
- 01 flippover med 20 hvite ark: 1 meter bred x 1,5 meter lang.
- 12 notatbøker i full størrelse i en linje.
- 06 fargede tavlemarkører.
- 12 viskelær.
- 12 blå blekkpenner.
2 tilbud mottatt fra skrivesakerleverandører er vedlagt.
Autorisert av: Alberto Moreno
Stilling: Personalansvarlig
Human Resources Management
Produksjonsavdelingen til Confecciones Tely, S.A. Du må bestille forskjellige materialer og fylle ut bestillingsskjemaet. Dette skjemaet varsler innkjøpsavdelingen om at disse forsyningene er nødvendige..
Innkjøpsavdelingen kan godkjenne eller nekte mottatt rekvisisjon. Hvis godkjent, opprettes en innkjøpsordre.
Innkjøpsordren sendes til leverandøren for å kjøpe produktene. Leverandøren produserer og leverer produktene med faktura.
Mottaksavdelingen mottar produktene og leverer mottaksrapporten til regnskapsavdelingen.
Hvis alle dokumentene er i samsvar, utsteder regnskapsområdet godkjenningen av fakturaen til kassereren, noe som indikerer at betalingen kan gjøres til leverandøren..
Ingen har kommentert denne artikkelen ennå.